DELO Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM IN PRAVILA PISARNIŠKEGA POSLOVANJA ter VARSTVO OSEBNIH PODATKOV V VRTCIH IN ŠOLAH – Splošna in posebna pravila ter ključne novosti po Splošni uredbi o varstvu podatkov
četrtek, 4. oktober 2018, 9.00–14.00
Central Hotel ,Miklošičeva 9,Ljubljana
PREDAVATELJA
Tomaž ROZMAN, glavni inšpektor, Inšpektorat RS za šolstvo in šport
Predstavljena bo zakonodaja, ki odgovorne osebe v izobraževalnih zavodih zavezuje pri delu z dokumentarnim gradivom, saj pogosto prihaja do nejasnosti, katera zakonodaja za njih sploh velja. Predavatelj vas bo seznanil s spremembami in novostmi, ki jih je prinesla Uredba o upravnem poslovanju (UL RS, št. 9/2018), vas opozoril na napake, ki se najpogosteje pojavljajo na področju pisarniškega poslovanja in dela z dokumentarnim gradivom, na sankcije, do katerih lahko pride in na kaj je treba biti še posebej pozoren.
Zaradi pomanjkljivega poznavanja tematike se dogaja, da se pisarniško poslovanje opravlja tudi v prevelikem obsegu, da so razmejitve med posameznimi odgovornimi osebami nejasne, dokumentacija pa se hrani v neprimerni obliki in tudi brez potrebe.
Osnovna izhodišča predavanja so:
kdo so odgovorne osebe za pisarniško poslovanje in delo z dokumentarnim gradivom, pooblastila predstojnika;
naloge glavne pisarne; sprejem, klasificiranje, signiranje in odpošiljanje pošte;
zakaj je pomembno, da se dokumentarno gradivo vodi v različnih zbirkah;
hranjenje in uničevanje dokumentarnega gradiva;
katero gradivo in kdaj postane arhivsko.
11.15–11.45 odmor
11.45–14.00mag. Urban Brulc
Varstvo osebnih podatkov v vrtcih in šolah – še vedno veljavna splošna in posebna pravila ter ključne novosti po Splošni uredbi (EU) o varstvu podatkov (GDPR)
1. Splošna ureditev po še veljavnem Zakonu o varstvu osebnih podatkov in
2. posebna ureditev po predpisih s področja vzgoje in izobraževanja:
– obravnava primerov dopustnega in nedopustnega posredovanja osebnih podatkov oziroma dokumentov zunanjim uporabnikom (na primer CSD-jem, detektivom, odvetnikom, oblastnim organom, inšpekcijskim organom, zdravstvenim domovom),
– obravnava primerov dopustnega in nedopustnega pridobivanja in notranje izmenjave osebnih podatkov oziroma dokumentov (na primer pridobivanje zdravstvenih podatkov, pridobivanje osebnih podatkov na podlagi privolitve staršev, nedovoljeni notranji vpogledi v interne zbirke osebnih podatkov),
– obravnava primerov dopustnega in nedopustnega ravnanja z osebnimi podatki otrok in njihovih staršev (na primer videosnemanje in fotografiranje otrok, objavljanje seznamov otrok, izdelkov in fotografij otrok, razkritje lastnih osebnih podatkov staršem in mladoletnim otrokom, videonadzor prostorov),
– obravnava primerov ustreznega in neustreznega zagotavljanja fizičnega varstva papirnih in elektronskih zbirk osebnih podatkov pred izgubo, uničenjem, nepooblaščenim spreminjanjem ali dostopom,
– posebnosti pri obdelavi zdravstvenih podatkov,
– starši in polnoletni učenci ter dostop do osebnih podatkov, ter
3. nova ureditev po Splošni uredbi (EU) o varstvu podatkov:
– splošne spremembe na področju varstva osebnih podatkov (sankcioniranje, pravne podlage, nova opredelitev osebnega podatka, vpliv na zakonodajo s področja vzgoje in izobraževanja),
– katere novosti uredbe ne pridejo v poštev za vzgojno-izobraževalne organizacije,
– poročanje o kršitvah varstva osebnih podatkov nadzornemu organu (katere kršitve so predmet poročanja, kako se poroča, kaj in kdaj, dokumentiranje kršitev, kdaj je treba poročati tudi posameznikom),
– novosti pri zagotavljanju fizične varnosti podatkov,pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov (obvezne in neobvezne naloge pooblaščene osebe, ali je res smiselno najemati zunanjo osebo, ali je res pooblaščena oseba odgovorna za kršitve, izvajanje internih pregledov),
– evidenca dejavnosti obdelav in register zbirk osebnih podatkov (kaj se ukinja, vsebina novih evidenc, oblika in lokacija vodenja ter namen),
– interni pravilniki o zagotavljanju varnosti (ali so še obvezni, vsebina, namen in drugi akti),
– izdelava ocen učinkov in predhodno posvetovanje (za katere obdelave podatkov je obvezna, namen, vsebina in oblika),
– privolitev (nove zahteve in obvezna prenovitev obrazcev),
– aktivno obveščanje o obdelavi osebnih podatkov,
– pravice posameznikov (vrste – seznanitev z lastnimi osebnimi podatki, izbris podatkov, popravek podatkov, prenosljivost in omejitev obdelave, upravičenci, meje in način uresničevanja pravic, roki ter stroški, postopkovne novosti na pritožbeni stopnji),
– pogodbena obdelava podatkov (kdo so zunanji obdelovalci, vsebinske novosti in kaj je treba postoriti pred uveljavitvijo uredbe),
– novejša praksa glede uporabe Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov.
Predavanje je zasnovano na praktičnih primerih.
INFORMACIJE IN PRIJAVE
Kotizacija za udeleženca je 150 € neto (183 € z DDV) in vključuje strokovno gradivo in pogostitev.
